Ondernemen/Personal Branding

E-mail template inzetten als ondernemer

Leestijd: 4 minuten

Wat ik vaak hoor als ondernemer is dat heel veel ondernemers ontzettend veel tijd kwijt zijn aan het schrijven van e-mails.
Sinds een jaar maak ik dankbaar gebruik van templates voor e-mail. In deze post neem ik jullie mee hoe je het beste e-mail templates kan inzetten!
En nog een aantal andere tips om niet overspoed te worden door je mail

Zoals ik al zij hoor ik van veel ondernemers dat ze e-mail als een last ervaren.
Zelf heb ik e-mail nooit ervaren als iets negatiefs, maar dit komt ook omdat ik dol ben op inbox zero.
Maar, ik heb mezelf maniertjes aangeleerd om snel een inbox zero te hebben.
Ik heb veel boeken gelezen waar mensen het absoluut niet aanraden om de gehele dag door je e-mail te checken, daarmee ben ik het eens, maar daarvoor heb ik een aantal handige tips.

1. Zet de meldingen van je mail uit op je mobiel.

Hoe verleidelijk het ook is om de notificaties van je mobiel aan te zetten, doe dit alsjeblieft niet.
Door de meldingen op je mobiel uit te zetten ben je niet constant geneigd om op je e-mail te controleren, maar ga je dit alleen doen op momenten dat jij er aan toe bent. Er wordt aangeraden om het alleen ’s middags te doen, na dat je de belangrijkste taken hebt afgerond. Dit probeer ik dan ook te doen.
Wel heb ik meer de neiging als ik weet dat er een belangrijke e-mail binnenkomt om dit te blijven controleren. Dat is dus nog een slechte eigenschap die ik heb die ik nog niet helemaal onder controle heb. Ik weet dat er apps zijn waarmee je het openen van apps voor een bepaalde tijd kan blokkeren.

2. Mails ’s avonds laat verzenden.

Ik ben een typische nachtbreker, het meest productief ben ik vanaf 20:00 ’s avonds.
Hierdoor komt het dus ook regelmatig voor dat ik ’s avonds laat e-mails verstuur. Laatst kreeg ik een e-mail binnen om 3:00 ’s nachts, en dat vondt ik toch ook een beetje gek ogen. Om dit te voorkomen kan je gebruik maken van het instellen van herinneringen voor de volgende dag om de mail op een normaal tijdstip te versturen, het enigste nadeel van het inplannen van je mails is dat je computer aan moet staan om ze te versturen, hiervoor zoek ik nog naar een optie om het te doen zonder dat mijn computer aanstaat. Maar op dit moment maak ik dus gebruik van het inplannen van mail, ik weet wel dat online diensten zoals bijvoorbeeld Gmail dit wel kunnen automatiseren aangezien dit online is, maar een efficiënte manier in Airmail heb ik nog niet gevonden.

3. De hemel die e-mail templates bevat.

Sinds ik dit heb uitgevonden ben ik binnen 5 minuten door mijn mail heen.
In diverse mailprogramma’s heb je de optie om templates te maken, hierdoor kan je mails die je vaak moet opstellen vast klaar zetten,
en deze heel snel aanpassen en versturen. Zelf heb ik de volgende e-mailtemplates klaarstaan:

  • Het downloaden van uw foto’s
  • Factuur
  • Bedankt voor uw reservering
  • Herinnering van de afspraak

In het downloaden van uw foto’s hoef ik alleen nog maar de informatie van de klant in te vullen, hierdoor kost het slechts 1 minuut om in te vullen.
De template met factuur gebruik ik eigenlijk nog zelden aangezien ik sinds kort (Alweer bijna een jaar zie ik net) ben overgestapt op een boekhoudprogramma die de facturen automatisch aanmaakt en verstuurd. En in de bedankt voor uw reservering staat een link met informatie over de fotoshoot, wat mensen mee moeten nemen en wat ze kunnen verwachten. Dus wat ik eigenlijk doe met de templates is de veelgestelde vragen beantwoorden zodat ik deze zodra een klant deze stelt door kan sturen. Ook heb ik sinds kort een variant met Herinnering van de afspraak, hiermee stuur ik 48 uur van tevoren een mail over de afspraak en daarin staat ook vermeld dat ze tot 24 uur van tevoren kunnen annuleren en indien ze voor 24 uur van tevoren cancellen worden er kosten in rekening gebracht.

Zelf maak ik gebruik van Airmail waar deze functie heel makkelijk te implanteren is, maar ik weet bijvoorbeeld dat dit ook makkelijk te doen is bij gmail.
Zoek dus vooral even op of het bij jou e-mail progamma ook kan. Want dit gaat je een veel productievere mailflow opleveren.

4. Signature.

Iets wat je leven ook zoveel makkelijker kan maken is het gebruik van een signature (handtekening) in je mails.
Deze kan je door een designer laten maken met bijvoorbeeld beelden/foto’s erin (of je kan het natuurlijk zelf maken)
Wel merk ik bij een signature dat bij Hotmail gebruikers er in plaats van een afbeelding een reeks cijfers en letters komen, dus dat is iets waar ik zo af en toe een melding over krijg. Maar goed, dat neem ik voor lief want dit zorgt ervoor dat ik alleen de tekst hoef in te vullen en nooit hoef af te sluiten. En dat je het veel meer naar de huisstijl van je merk kan zetten, dit zorgt ook weer voor herkenbaarheid in je mails, en dat is natuurlijk goed voor de binding met je klanten.

Was jij al bekend met deze dingen om het mailen makkelijker te maken?
En ben jij van plan om deze dingen te gebruiken?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *