Callsheet voor fotografen.

Iets wat ik vaak maak als fotograaf is een callsheet, vaak flanste ik iets in elkaar en gebruikte dat dan.
Vanaf vandaag wil ik meer structuur erin aanbrengen en aangezien het momenteel ontzettend rustig is kan ik makkelijker een template maken die in mijn huisstijl past die ik voortaan kan gebruiken.
In dit artikel neem ik je mee hoe ik mijn callsheet ga maken en welke informatie ik hierin toevoeg.

Wat is een callsheet

Een callsheet is een document waarin je alle belangrijke gegevens van een shoot opschrijft. Helaas als je op internet kijkt, zie je vaak callsheets van video producties. Maar niet van foto producties.
Dingen die je ook kan meenemen in een callsheet zijn de foto’s die je gaat maken tijdens de shoot. De structuren die je wilt gebruiken en meer, dit ga ik later meenemen in mijn template.

Waarom gebruik ik het?

Structuur vindt ik ontzettend belangrijk en ben ik dol op. Maar je werkt natuurlijk met een creatief team. Tijdens een shoot is het belangrijk om een team mee te nemen in wat er van ze verwacht wordt. Hoe lang ze worden verwacht en hoe laat iedereen er is. Eventuele andere belangrijke informatie zoals waar het dichtstbijzijnde ziekenhuis kan je er ook op vermelden. Ik gebruik het dus vooral om alle informatie te verbinden en om alles duidelijk en gestructureerd voor het team te hebben.

Moodboard

Zoals ik eerder al zij vindt ik structuur ontzettend belangrijk, hierdoor werk ik in mijn document met twee hoofdonderdelen. Het eerste deel bevat een samenvatting van het moodboard. Hierin verwerk ik specifieke details voor de kleding, haar en make-up. Maar hier plaats ik ook een foto van het model zodat het team goed kan zien of de uitgekozen make-up en kleding haalbaar is bij het model, mocht hen dan iets opvallen wat haar minder goed zal staan kunnen zij hier nog op aansturen. Hierdoor zorg je natuurlijk voor een betere samenwerking omdat iedereen specifiek op zijn vak kan focussen en niet zit met een overall moodboard. Waar van elke haarstijl zoveel opties zijn. Maar iets wat ik hierin ook gebruik is een structuur bord, hierin verwerk ik de kleuren en structuren die ik wil gebruiken in een shoot. Deze zie je boven de tekst staan. Hierin probeer ik niet teveel te werken, maar met 4 hoofd tinten die ik vervolgens gebruik in de kleding, make-up en achtergrond. Een voorbeeld daarvan kan je hier zien

Callsheet

Het tweede deel waarmee ik werk in mijn document is het echte callsheet. Hierin heb ik meer informatie over de daadwerkelijke shoot. Hierin verwerk ik het concept dat ik voor de shoot heb, de materialen of producten die ik ervoor nodig heb. Wie er allemaal in het team zit en hoe je deze kan bereiken. Welke foto’s ik in gedachten heb om te maken. Soms doe ik dit visueel met beelden, maar meestal schrijf ik ook uit hoe ik het in gedachten had. Mocht ik dan onverhoopt ziek worden kan ik het zo afgeven aan een andere fotograaf. Om dezelfde reden voeg ik vaak ook een lichtplan toe dat ik in gedachten heb. Deze maak ik via een template die ik heb voor Photoshop. Vervolgens voeg ik de “echte” callsheet toe. Hierin vermeld ik wat de locatie is, mijn contact gegevens, hoe laat ik iedereen op set verwacht en hoe laat we klaar zijn. Van een uitgebreiden en geplande productie kan je dit document bekijken: Voorbeeld Volledig Plan

Grove shoot timeline:

Wij mensen houden er ontzettend erg van om te weten waar we aan toe zijn waardoor het toevoegen van een “grove” shoot timeline ontzettend fijn werkt.
Heel veel mensen houden er van om structuur te krijgen, door toe te voegen hoe laat de eerste foto wordt gemaakt en hoe laat we gaan lunchen houd je overzicht en weet je of je op tijd werkt.
Ik noem het bewust een grove timeline omdat ik alleen de volgende dingen erin verwerk; Hoe laat iedereen op set is, wanneer het model klaar moet zijn voor de eerste foto, hoe laat we lunchen & de laatste foto.

Eventueel met twee losse documenten werken.

Wat ik heb geleerd is dat je het beste alles in 1 document kan stoppen, mensen raken meer documenten namelijk sneller kwijt, maar. Je overspoelt mensen natuurlijk wel met minimaal 16 blaadjes aan informatie, waarvan het lichtplan misschien voor het model wel helemaal niet interessant is.

Om deze reden splits ik soms ook het Moodboard en Callsheet gedeelte op, nu kan het dan natuurlijk ook gebeuren dat de informatie niet bij iedereen terecht komt, zorg dus wel dat het model dan beide documenten krijgt, dan kan zij zelf kijken wat voor haar belangrijk is, maar kan tijdens de shoot focussen op het moodboard in plaats van de “technische kennis” die alleen voor jou en de opdrachtgever relevant kunnen zijn.

Hoe maak je deze documenten op

Zelf vindt ik Powerpoint het fijnste om mee te werken, maar zo nu en dan werk ik ook met Word als het echt heel veel tekst wordt.
In mijn powerpoint document maak ik voor elk van de volgende punten een nieuwe dia aan, en dit is ook de manier hoe ik hem opstel:

• Naam van het project met eventuele sfeerfoto
• Moodboard
• Modellen
• Achtergrond
• Kleur/Structuren
• Kleding
• Poses
• Make-up
• Haar

 

• Plan van Aanpak
• Concept
• Materialenlijst
• Team
• Shotlist
• Lichtplan
• Callsheet
• Grove shoot timeline
• Eventuele extra informatie

De dikgedrukte woorden zijn de “afscheidingen” die ik maak tussen de twee informatie bronnen.
Het bovenste is het creatieve gedeelte, het onderste het technische gedeelte.
Het onderste gedeelte deel ik dus niet altijd in het geheel met het team, zoals ik hierboven zij maak ik er soms twee documentjes uit.
Eventueel is het ook nog een optie om alleen de belangrijke informatie voor het team te behouden en de technische dingen zoals; Concept, Materialenlijst & Lichtplan eruit te laten.

De opmaak van je document.

Voor het moodboard vindt ik het zelf erg prettig om met Powerpoint te werken.
Hierin kan je makkelijk met beelden schuiven en deze ook mooi in proportie met elkaar plaatsen en ook makkelijk een nieuwe dia toevoegen.
Zelf gebruik ik deze manier vaker dan met InDesign, omdat je toch makkelijker wat aan kan passen en het eventueel ook makkelijker kan doorsturen naar het team om hen wat te laten aanpassen.
Vaak beschikken mensen eerder over Powerpoint dan een design programma.

CallSheet Informatie

Zelf start ik altijd met elke pagina een naam geven, of als je een template gebruikt het specifieker te maken voor de shoot.
En vanuit hier vul ik het hele document zoals bovenstaand in. Deze ga ik nu nog helemaal customizen zodat hij straks helemaal ready is voor als we weer mogen fotograferen.
Maar dit is de informatie die ik het belangrijkste vindt om erin te verwerken en dit is hoe ik ermee start en dan aanvul tot hij duidelijk en naar mijn smaak is.
Ik heb in bovenstaand bestand bewust niet mijn gegevens toegevoegd zodat je duidelijk eruit kan halen wat voor jou interessant is, maar mochten jullie het leuk vinden wil ik best wel mijn moodboards + uitkomst van de foto delen in een nieuwe post, laat het vooral weten in de comments als dat jou leuk lijkt.

Maak jij wel eens een document voor je team?

Volg je me al op Instagram en Bloglovin’?