Georganiseerd werken als fotograaf

Veel fotografen zijn super creatief, maar een van de tegenpolen hiervan is natuurlijk dat je vaak ook chaotisch kan zijn. Zelf kan ik zowel chaotisch als georganiseerd zijn. In deze blogpost laat ik je zien hoe ik als fotograaf zorgt voor minder chaos.
En hoe je het snelst georganiseerd kan werken met maar kleine aanpassingen in je bestaande workflow.

Mappenstructuur

Het begint al zodra je fotoshoot hebt afgerond en je computer opstart. Hoe je binnenkomt op je computer zal veel zeggen over hoe je bestanden later gaat terug vinden. En hoe je er aan denkt. Mijn mappenstructuur voor fotografie ziet er als volgt uit. In het kopje Documenten heb ik een map die ik fotografie heb genoemd. Binnen de map fotografie werk ik in jaartallen en vervolgens in maanden. In principe kan je vaak in je agenda/Whatsapp of ergens anders wel de datum van de shoot terug vinden. Hierdoor kan je het zo opzoeken: Fotografie > 2020 > mei > Naam van de klant.

Google Docs/Spreadsheets

In Google Spreadsheets heb ik een heel Excel achtig document. Waarin ik bijhoud van potentiële klanten die ik heb gemaild en wanneer. Waarom ik dit in Google Docs doe in plaats van Excel of een ander lokaal document. Is dat het altijd prettig is om hier on the go kleine aanpassingen in te maken. Als je een mail binnen krijgt waarin je het gelijk kan afhandelen kan je dit gelijk aanpassen in het document. En kijk je niet onnodig twee keer naar die e-mail. Probeer dus dingen die je in word documenten of Excel hebt hierin te zetten zodat je hier dus altijd bij kan en dingen niet onnodig lang open blijven liggen.

Boekhoudprogramma/Notes op iPhone

Sinds ik over gestapt ben op een Boekhoudprogramma is het allemaal nog makkelijker en sneller geworden om dit te organiseren.
De boekhouding doe ik samen met mijn Notities app die op mijn iPhone en iMac staan, via de notities app kan je namelijk super makkelijk bonnetjes inscannen. Dit doe je door naar Notities te gaan, nieuwe notitie en dan op de camera te drukken.
Hiermee krijg je de optie om documenten te scannen. Zodra ik thuis bij mijn boekhoud programma het bedrag moet “verantwoorden” kan ik snel het bonnetje uit m’n notities halen en deze zowel op mijn iMac als in mijn boekhoud programma opslaan.
Bij mijn boekhouding gebruik ik op mijn Mac hetzelfde systeem met mappen zoals bovenaan in het artikel dus als volgt: Jasmijn Bult Fotografie > Q1 2020 > januari > Bonnen

Profit First

Nog een manier om een stuk meer georganiseerd te worden is Profit First, vaak nemen ondernemers niet het voordeel van zzp’er zijn en betalen we ons zelf pas als laatste uit. Door de techniek van profit first zorg je ervoor dat je jezelf ook elke maand kan uitbetalen.
Je werkt als het waren met potjes waarin je het geld van een klus verdeelt, dit doe je in de volgende potjes: Kosten, Winst, Belastingen & Salaris. Deze vul je allemaal vanuit het potje Ontvangsten. Hierdoor zorg je dat je jezelf elke maand kunt uitbetalen en een keer in het kwartaal een bonus kunt geven voor de winst die je hebt gedraaid. Profit First is een amerikaanse techniek, maar er is een Nederlander die het boek heeft vertaald naar de Nederlandse eisen en percentages.
Indien je dus beter met geld wilt leren omgaan en een stuk georganiseerder daarin wilt werken kan ik dit boek zeker aanraden.

Inplannen van Instagram/Pinterest

Als je echt super georganiseerd wilt werken en het belangrijk vindt om aan continuïteit wilt doen.
Zelf is dit de variant die ik het minste inzet of maar sporadisch, vooral nu alles een stuk rustiger is dan voorheen.
Zodra alles weer een beetje terug naar normaal gaat, wil ik wel weer starten met het inplannen van social media, dit is namelijk een super mooi initiatief om consequent zichtbaar te zijn.
En zoals jullie inmiddels vast wel weten is consistentie super belangrijk voor de groei van een merk.

Hopelijk heb ik je een beetje kunnen inspireren met het organiseren van diverse taken die je hebt als fotograaf. Doe jij nog specifieke dingen om je fotografie meer te organiseren?

Volg je me al op Instagram en Bloglovin’?