Waarom (gratis) uren registratie belangrijk is als zzp’er

Als je net begint met je eigen bedrijf lees je veel op internet dat je je uren moet bijhouden voor als er iemand langs komt van de belastingdienst, maar hoe hou je deze uren goed bij. Hoe doe je dit gratis. 
In deze blogpost neem ik je mee in de manier hoe ik het doe. 

Als zzp’er is urenregistratie verplicht om bij te houden.
Ook vindt ik het zelf erg prettig om mijn uren bij te houden. Zo weet je precies waar je het meeste tijd aan kwijt bent.
De tool ben ik sinds begin dit jaar veel beter gaan inzetten, en nu is het een stuk duidelijker waar ik mijn tijd aan kwijt ben.

Wat is Toggl, en waarom gebruik ik het precies?

Zelf maak ik gebruik van de tool Toggl, dit is een webapplicatie en een app op je mobiele telefoon.
Toggl is een tijdsregistratie app. Hierin kan je precies bijhouden hoeveel uur je aan specifieke taken/projecten kwijt bent. Verderop in de post neem ik je mee hoe ik dit precies vorm geef. In Principe is het een gratis app, zoals elke applicatie zitten er ook betaalde opties op. Maar zelf vindt ik het bij Toggl niet nodig om hem te upgraden. De opties die toggl heeft in de gratis optie is voor mij voldoende, en eigenlijk voor elke zzp’er, mocht je met een team werken dan is een betaalde optie misschien beter geschikt. Maar hier kan ik niet echt een duidelijke uitspraak over doen aangezien ik deze variant zelf niet gebruik.

Timen van je tijd

Het makkelijke van Toggl vindt ik dat je je productiever kan gaan gedragen, je weet precies hoeveel echte uren je hebt gedraaid.
Met een druk op de knop start je al met het timen van je uren, minuten en seconden.
Door het op deze manier houd je beter bij hoeveel je precies bij houd, eerder wist ik een grove schatting, maar naar mijn opdrachtgevers kan ik nu ook een duidelijkere offerte maken. Mijn productiviteit is in ieder geval flink verhoogd en ik hoop dat dit bij jou ook het geval gaat zijn!

Hoe deel ik mijn projecten in Toggl precies in.

Een tijd geleden ben ik mijn Toggl opnieuw gaan indelen. De projecten die ik op dat moment had waren te uitgebreid, ze waren te specifiek. Op dit moment heb ik de volgende projecten aangemaakt:

– Administratie & Planning
– Back-uppen
– Blogposts
– Fotograferen Betaalde fotografie
– Fotograferen Vrijwerk
– Fotograferen Vakantieveilingen
– Photoshoppen Betaalde opdracht
– Photoshoppen Vakantieveilingen
– Photoshoppen Vrijwerk
– Sales & Marketing
– Social Media
– Overig

Vaak maak in de beschrijving gebruik van de precieze opdracht.
Door niet voor elke opdracht een nieuw project aan te maken blijft het overzicht duidelijker, je geeft alleen aan wat je precieze werkzaamheden zijn. Vroeger maakte ik per klant een project aan, hierdoor weet je wel welke klant je precies hebt geholpen, maar dit is in je administratie weer onduidelijk, vindt ik. Ik heb er dus voor gekozen om mijzelf als klant te hebben en alles hieronder te managen. Mocht ik in de toekomst nog een tweede bedrijf aanmaken dan zou ik ervoor kiezen om die ook als klant te zetten.
Dan zie je duidelijk het verschil voor welk bedrijf je werkt, ideaal als je een B.V. hebt.
Gelukkig is het heel prettig om deze projecten aan te passen, dus je kan dit in de toekomst altijd aanpassen naar jou wensen.

Waarom is het verstandig om je uren bij te houden?

(Je kan ook gelijk zien hoeveel uur je er mee bezig bent geweest, overall)

Door het bijhouden van je uren werk je productiever, maar ook als je ingeschreven staat bij de kamer van koophandel is het wel erg belangrijk. Een eis die wordt gesteld als je zzp’er wordt is het bijhouden van je uren, iemand van de belastingdienst kan deze uren namelijk opvragen indien zij ergens over twijfelen.
Mocht je dus nog twijfelen om je in te schrijven, start alvast met het klokken van je uren zodat je, indien je wordt gecontroleerd door de belastingdienst dat je dit gewoon kan laten zien aan hen.

Offline werken.

Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om het op te schrijven in je agenda, alleen wordt de schatting wat breder dan als je het specifiek plant. Zo weet ik dat ik ongeveer 45 minuten kwijt ben aan het schrijven van een blogpost.
Natuurlijk is dit ook afhankelijk van het artikel dat je aan het schrijven bent, maar dit geeft gewoon meer duidelijkheid, productiviteit en belastingdienst zekerheid.

Specifiekere offertes aanleveren.

Door het bijhouden van de uren kan je specifiekere offertes aanleveren.
Ik als fotograaf merk dat merken waarmee ik samenwerk vaak vragen naar uurtje factuurtje.
Door dat ik tijdens diverse projecten mijn uren bijhoud, weet ik hoeveel tijd ik kwijt ben aan het fotograferen hiervan.
Maar het is ook afhankelijk van de kwaliteit die je klant wilt. Als ik de wensen van mijn klant weet, kan ik ze een betere offerte sturen en zal ik ook minder afwijken van deze uren omdat ik realistisch ben geweest in m’n offerte.
Hierdoor weet je klant waar hij aan toe is en komt hij niet voor onverwachte uren te staan, waardoor een kans op een volgende boeking veel groter wordt.

Productiever

Ik heb ontzettend veel gekregen door het gebruik van Toggl.
Ik ben veel productiever geworden en heb veel meer terug kerende klanten gekregen.

Maak jij al gebruik van een urenregistratie app? Of ben jij van plan dit in de toekomst te gaan doen?